¿Qué es un ERP? ¿Necesito un ERP si estoy emprendiendo?

Entender el alcance de una herramienta tecnológica como un ERP y cómo impactaría tu negocio, es altamente relevante para la toma de decisiones del rumbo y progreso de tu emprendimiento.

En este artículo te voy a compartir un vistazo de qué es un ERP y cómo te puede ayudar esta herramienta en tu emprendimiento o tu negocio.

¿Sabes que significa el término ERP? ERP, por sus siglas en inglés Enterprise Resource Planning (Planificación de recursos empresariales) y para fines prácticos quedó en ERP, es una herramienta tecnológica que da soporte a prácticamente todos los procesos del negocio, desde contabilidad, control de almacenes, registro de ventas, gestión de compras, logística, producción, recursos humanos, por mencionar los más comunes en la operación de un negocio.

Antes que nada, es importante destacar para qué nos sirve un ERP.  Básicamente nos ayuda a tener  visibilidad, estructurada y sistematizada, de las operaciones del negocio, además de poder contar con la información del mismo en un sólo lugar: lo que vendes, lo que compras, cuánto tienes en tus bodegas, cuánto tienes en activos, pasivos, entre otras funcionalidades. Un ERP generalmente se compone de los módulos (funcionalidad agrupada por proceso o función de negocio) necesarios para que pueda operar tu negocio, o al menos esa es la intención principal, integrar la operación en una herramienta. Fundamentalmente, un ERP nos ayuda desde ser más eficientes en tiempos, mejorar la calidad de atención y servicio, hasta contar con información para lograr una distribución que nos asegure entregar nuestro producto en tiempo y forma a nuestros clientes.

Algunas ventajas de los ERP´S:

  • Información en tiempo real, estructurada y ordenada de las operaciones del negocio.
  • Rastreabilidad de los procesos, tenemos la posibilidad de identificar donde se originan los errores dentro de nuestra empresa, debido a la integración del flujo de los datos, eso nos ayuda a identificar cuales son las vulnerabilidades en los procesos de nuestro negocio y realizar mejoras en lugar de solamente apagar fuegos.
  • Capacidad de analizar la información de forma más detallada, poder identificar patrones y tendencias en nuestro mercado que antes no veíamos.
  • Se evitan re trabajos en capturas, como la información se encuentra integrada en un solo lugar, la captura de datos solo se hace una vez, después a través de consultas podemos acceder a información que habíamos ingresado previamente.

Algunas desventajas de los ERP´s

  • Restricciones para adecuar funcionalidad. Principalmente se adecúa con desarrollos a medida que le van agregando complejidad a la administración del software.
  • Cuellos de botella en la información, si algún departamento no domina la actividad que ha de realizar en el sistema o se rebasa la capacidad de trabajo de este, otros departamentos pueden verse afectados, porque toda la información esta enlazada.
  • Pedidos de soporte, también debemos capacitar al personal para aprender a solicitar soporte, cuando el personal desconoce como solicitar apoyo, en ocasiones se ve detenido el flujo de trabajo y por la falta de claridad en el requerimiento genera una atención de soporte ineficiente, por un pedido mal solicitado.

Ahora bien, más allá de haber establecido de forma práctica lo que es un ERP, el tema más relevante para ti sería entender si estás en posición de adoptar ya una herramienta de este tipo o de identificar cuál herramienta sería la más adecuado y cuándo sería el mejor momento para implementarla. Independientemente de estas decisiones estratégicas, debes tener en cuenta que hoy en día la tecnología es una pieza fundamental para la operación de cualquier empresa y dada la complejidad que estamos atravesando actualmente en México con el COVID y la “nueva normalidad”, la tecnología se ha tornado en un habilitador crucial de valor para el negocio. Por ende, cada vez es más importante conocer las herramientas que se encuentran a nuestro alcance para apoyarnos a resolver estos retos a los que nos enfrentamos todos los días.

Como lo comentábamos en el artículo anterior, los diferentes roles que como emprendedores debemos desempeñar agregan dificultad a la administración del negocio. En la etapa de emprendimiento (lanzamiento del negocio y búsqueda de la estabilización), habrá ocasiones en la que se vuelva difícil para nosotros delegar tareas administrativas o de seguimiento financiero, habrá ocasiones también donde aún no tienes la confianza suficiente en alguien que acabas de contratar o con algún tercero que contrataste para que te ayude con esta parte de tu negocio como para compartir la información importante de tu empresa. En esta etapa, frecuentemente tendrás la incertidumbre de si se estarán realizando las cosas como tú esperabas y ante esto, también tenderás, en algunos casos, a hacer o rehacer esas tareas solo para confirmar que todo esté en orden y tal como tú lo quieres. Obviamente, este tiempo valioso tuyo invertido en esto, representa un costo de oportunidad de invertir ese tiempo para seguir haciendo crecer el negocio. Justamente, ante este tipo de situaciones, es cuando explorar la idea de adquirir una herramienta que te ayude a integrar y estructurar la información de los diferentes componentes de tu negocio resulta oportuno. Adicionalmente, de optar en ese momento por implementarlo, tu ERP crecerá a la par contigo y tu negocio y te puede ayudar también a darte estructura de procesos que tú podrías no tener claros en esta etapa del negocio.

Por otro lado, si ya pasaste la etapa de emprendimiento y estás en periodo de estabilización de operaciones y crecimiento del negocio (estadísticamente que hayas pasado la etapa crítica de 2 años de supervivencia de nuevos negocios) y estás pensando en implementar un ERP, es importante que tengas claro e identifiques cuáles son tus necesidades específicas y priorices las áreas más importantes de tu negocio para que, en el caso de que no puedas realizar una implementación de todos los módulos que te ofrece el ERP de tu elección y que requieres para operar, lo puedas hacer de forma escalonada. Adicionalmente tendrías que considerar la cantidad de empleados que tienes, la cantidad de usuarios que se van a requerir, los costos de licenciamiento, la capacitación, el tiempo de tus empleados que van a invertir en dichas capacitaciones, la curva de aprendizaje y los ajustes al modelo operacional que tienes actualmente, así como una iniciativa de cambio organizacional ya que, no es lo mismo que tus empleados estén acostumbrados a llevar todo en Excel, que ahora lo lleven en un sistema integrado. Van a tener, invariablemente, resistencia al cambio. Es normal como en todos los procesos de cambio, por eso es importante que estés preparado.

A manera de conclusión, como emprendedores y empresarios de PyMES , nos damos cuenta de que aún hace falta camino por recorrer y que esa situación de la pandemia es un momento crucial para nosotros, en el que tenemos que despegar y hacer cambios. Este choque que vivimos con el COVID y la nueva realidad nos lleva a replantear la forma en la que hacemos las cosas, en como operamos nuestros negocios y un buen ERP nos puede ayudar en muchos aspectos, desde la operación cotidiana, hasta la parte del control y planeación financiera.

Cabe resaltar que con esto no estamos diciendo que la única solución o lo que nos va a librar de todos nuestros problemas es un buen ERP, pero sí podemos afirmar que, bien implementado, aligera la carga. El simple hecho de tener toda tu información centralizada, en el momento que necesitas consultarla, ordenada y segura, te facilita enormemente la operación y te puede ayudar a responder, más asertivamente, ante cambios del entorno como los que se presentan hoy en día.

Espero que esta contribución les haya servido para tener un mejor entendimiento de lo que es un ERP y si tal vez es momento de empezar a considerarlo en nuestro negocio (si aún no cuentas con uno) y, si ya cuentan con uno, que les ayude a tener otra perspectiva de cómo sacarle el mayor partido. El conocer herramientas alternativas nos ayuda a crecer como emprendedores y empresarios. Aprender es parte de nuestro camino. Una parte importante de nuestro rol como emprendedores o empresarios es esforzarnos por volver a aprender y compartir lo que sabemos, así como tener paciencia ya que, todo trabajo, tiene su debida recompensa.

Recuerden que en Altregy estamos para apoyarlos, acércate a conocer las diferentes alternativas que hemos planteado especialmente para ti.

Artículo desarrollado por:

Cristina Hernández

Experiencia en Administración y Operaciones

Consultora en Altregy, especializada en profesionalización de PYMES