Que la materialidad, no sea un dolor de cabeza en el proceso de supervivencia y recuperación de tu negocio

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Que la materialidad, no sea un dolor de cabeza en el proceso de supervivencia y recuperación de tu negocio.

La crisis derivada de la pandemia epidemiológica por Covid-19 ha venido a desestabilizar significativamente la dinámica del mundo. México está sufriendo también ese impacto principalmente en el ámbito de las Pymes. Desafortunadamente, el gobierno federal no está contribuyendo con este sector para su reactivación y recuperación. Por el contrario, cada vez está haciendo más rígidas las normas de cumplimiento fiscal, aún en este periodo en el que la gran mayoría de las empresas están literalmente en proceso de supervivencia. Independientemente del grado de impacto en el negocio que está generando esta crisis sanitaria, se tiene que cumplir con el SAT para evitar mayores dolores de cabeza. Suena injusto, pero así son las reglas presentes.

Una de esas nuevas reglas de control implementadas poco antes de la crisis, pero que va a seguir vigente a pesar de la misma es la verificación de operaciones inexistentes o simuladas. En este sentido, la intención de este artículo es compartir algunas recomendaciones para monitorear e identificar a los proveedores que se encuentren en el listado del 69-B, el cual habla acerca de las operaciones inexistentes; así como también, compartirles recomendaciones para estar preparados ante alguna revisión de la autoridad, ya que, si se llega a identificar que nuestra empresa se encuentra bajo el supuesto de EFOS (Empresas que Facturan Operaciones Simuladas) o EDOS (Empresas que Deducen Operaciones Simuladas), puede generar grandes consecuencias, desde, la cancelación de los sellos digitales hasta sanciones desde 3 meses hasta 9 años de prisión (Según el monto defraudado). Todo lo anterior además del riesgo sufrido por la pandemia.

¿Cómo surge este nuevo control fiscal?

A finales del 2013, se propuso la adición del artículo 69-B en el Código Fiscal de la Federación con la finalidad de combatir la evasión fiscal, dado que se detectó, que existían empresas que se dedicaban al tráfico de comprobantes fiscales usados por el adquiriente para deducir dichos comprobantes con el objetivo de disminuir su carga fiscal. Al proveedor de estos comprobantes se les denominó como EFOS por ser las empresas que venden facturas con operaciones simulados y al adquiriente como EDOS, por hacer deducibles dichos comprobantes.

A partir de esto, las autoridades han empleado distintas herramientas, procedimientos e instrumentos para poder combatir esta práctica ilegal. Con el paso del tiempo han logrado identificar que algunos de los patrones que generalmente utilizan estas organizaciones son los siguientes: objeto social amplio (Para tener variedad de servicios que facturar), no cuentan con personal para llevar dichas operaciones que están facturando, la empresa tiene una duración de por lo menos un año, el domicilio fiscal no corresponde al manifestado ante el RFC, entre otras.

Actualidad

Con el avance de la tecnología, se ha facilitado para la autoridad, poder detectar con más rapidez a las empresas que se encuentran bajo este supuesto, debido a que, toda la información de los contribuyentes se encuentra en sus bases de datos, con los cuáles ellos pueden identificar tanto transacciones como comprobantes fiscales con movimientos “extraños”.

Se ha identificado, que la mayoría de las empresas no se dan cuenta que están deduciendo comprobantes de proveedores que se encuentran en el listado del 69-B y que son categorizados como EDOS, por eso les recomendamos que estén monitoreando constantemente el listado que se va actualizando en el Diario Oficial de la Federación.

Entendemos que, por las actividades diarias, es complicado estar monitoreando a todos los proveedores y también sabemos que, por el tema de la contingencia, los empresarios se encuentran enfocados en la supervivencia de sus negocios y en cómo entrar a la recuperación futura, por lo que estar alienados con el SAT, no es necesariamente su prioridad, pero es de vital importancia que se cuente con la materialidad, para que, en caso de tener alguna revisión y/o auditoría, poder comprobar que ese bien o servicio, efectivamente sucedió.

¿A qué nos referimos con materialidad?

Cada que iniciemos actividad con un proveedor, tenemos que ir generando un expediente en el que tengamos documentado principalmente lo siguiente:

Propuesta de la prestación del bien o servicio
Acta Constitutiva
Cédula Fiscal
Comprobante de domicilio
Opinión de cumplimiento POSITIVA ante el SAT (Actualizarla cada 2 o 3 meses)
Contrato (Firmado ante fedatario público)
Órdenes de compra generadas
Fotografía de establecimiento
Medio de contacto
Nombres de contactos (Posición que ocupan, e-mail, teléfono)

Lo anterior, nos ayuda a poder comprobar la autenticidad de nuestro proveedor. Principalmente, sugerimos que este expediente se realice con las empresas prestadoras de servicios, ya que, son las más propensas a caer en el listado del 69-B.

Una vez iniciada la actividad con nuestro proveedor, debemos de contar con la materialidad de las transacciones, tales como:

Entradas de almacén (Para el caso de compra de productos)
Órdenes de compra
Documentación de entregables
Bitácoras de servicio por factura

Esto nos ayuda para que, en caso de que la autoridad requiera realizar una revisión, ya contemos con la documentación suficiente para demostrar que esas operaciones, efectivamente existieron. En el desafortunado caso de no contar con la evidencia suficiente, se podrían considerar esas erogaciones como no deducibles y se tendría que pagar impuestos con actualizaciones y recargos, así como también se podría considerar como una práctica ilegal – por considerarse evasión fiscal – lo cual nos haría acreedores de sanciones que van desde 3 meses hasta 9 años de prisión (Según el monto defraudado) para el representante legal.

¿Qué hacer en caso de caer en supuesto de empresa que factura operaciones simuladas?

Por el lado de las empresas que caen bajo el supuesto de EFOS, es importante que siempre tengan actualizado el domicilio fiscal, los medios de contacto del buzón tributario, sus declaraciones mensuales y anuales se encuentren al día y cuenten con el personal suficiente para poder justificar dichas prestaciones de bienes y/o servicios. Así como también, es importante que lleven un expediente con las bitácoras de servicios / bienes prestados, órdenes de venta e información que solvente que dicha actividad si existió, ya que, de demostrarse lo contrario, podrían obtener sanciones conforme a lo establecido en el artículo 113 Bis del Código, que van desde 2 hasta 9 años de prisión por expedir comprobantes fiscales con operaciones simuladas, además que se deja sin efecto el Certificado del Sello Digital (CSD) y el Certificado e.firma.

Por eso, es muy importante que contemos con expedientes con la documentación necesaria – materialidad – para poder justificar los servicios / bienes prestados y para evitar problemas con la autoridad; esto también, nos sirve para poder conocer bien a nuestros proveedores y confiar en que las operaciones que estemos realizando con ellos, son 100% seguras. Reiterando, no se puede esperar flexibilidad alguna del gobierno, incluso para apoyar la recuperación de los negocios flexibilizando las cargas impositivas en estas crisis por covid-19. Por el contrario, cada vez, se encuentran mas estrictos.

En este sentido, recomendamos ampliamente que los empresarios tengan en su agenda, aparte de la supervivencia y recuperación de sus negocios, estar en línea con los requerimientos de cumplimiento del SAT, como es el caso de la materialidad.

Para finalizar, cabe destacar que la autoridad revisa la contabilidad con 5 años de antigüedad y sabemos lo complicado (Tanto por las tareas del día a día como de la contingencia) que es poder tener estos expedientes al día, pero sí les recomendamos que quienes no cuenten con estos expedientes, los vaya generando a la brevedad, dado que la autoridad cada vez se pone más estricta para poder combatir el tráfico de comprobantes y el no contar con la materialidad que sustente estas actividades podría generar grandes complicaciones. Mejor ser conservador y evitarse dolores de cabeza adicionales, adelantándonos para poder estar preparados y que, al momento de recibir una eventual revisión por parte de la autoridad, ya no tener esta preocupación y poder seguir enfocados en la supervivencia y bienestar de la empresa ante esta crisis. Comprendemos que esto, pudiera generarte algunas dudas, por lo que, te invitamos acercarte a Altregy, para ayudarte y orientarte en lo que se necesite.

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